在知识分子或专业人士成堆的企业中，“管理的有效性”是一个挑战，我们还没有学会。“管理有效性”的关键，不在于“对别人管理”的有效，而在于“对自己管理”的有效；不在于“如何管理他人”，而在于“如何管理自己”。
如果我们企图像对待“体力工作者”一样去管理别人，结果只能适得其反。对待知识工作者，我们的管理哲学必须改变，管理者必须学会使自己的工作有效。通过自己有效的管理工作，使整个企业有效，使知识转化为成果。
管理者是企业的关键因素，是企业内生力量的源泉。管理者通过自己的工作，使他人、他职务、他部门，乃至整个企业，产生积极的成果。因此，德鲁克把那些“通过他人对企业的最终成果产生影响的人”，视同为“管理者”；包括各级经理人员和各类专业人员。在知识经济时代，决定组织命运的是这些管理者，他们思考或生产的知识，用于组织或个人的行动和决策，这些行动和决策会影响组织运行的有效性，最终影响到组织的成果。
管理者的价值不在于任劳任怨、埋头苦干、服从领导或听命于上司，也不在于提供各种精专的知识、工具、观念和术语；更不在于职称、头衔或地位。而在于依靠自身的知识、才干和贡献意识，促进组织产生成果。
管理者的工作，本质上是“思考”或脑力活动，是无形的活动。“思考”的结果是知识、创意、信息、见解或智慧；而不是价值或财富。“思考”可以是一件很无效的事情，一旦思考无效，就等于没有成就，思考本身也不会持续。而且，别人或管理当局无法对此“思考过程”进行干预或管理，必须依赖这些管理者的自我引导；通过自我管理的“有效性”，使知识转化为他人的行动，转化为企业的成果或绩效。知识不等于成果，只是产生成果的一种资源；只有通过有效的管理工作，知识才能转化为成果。
然而，每个管理者都处在分散的状态，分头参与组织各个领域、各个过程和各个环节的工作。自我管理的结果，不会自然而然地形成一个整体。因此，必须强调管理者工作的“有效性”。这种“自我管理有效性”，在很大程度上取决于管理者的意识和思维方式，包括整体意识、贡献意识和成果意识，集中精力于少数关键领域，选择正确的事情去做。如果事情本身不正确，或不是一件正确的事情，就不可能产生积极的成果。不然，就是“在错误的事情上穷折腾”，或“花钱折腾人”。
这种“自我管理的有效性”，在很大程度上取决于管理者的观念和行为方式，致力于把事情做正确。包括善用有限的时间，重视为他职务、他部门和整个企业做贡献，重视发挥自己、同僚、上司和下属的长处，等等。为组织的整体目标，以及下属的成长和完成任务承担责任；促使知识转化为行动和成果。不然，就是“无事忙”或“给他人制造麻烦”。
概言之，管理者的有效性，强调的是“做正确的事情，把事情做正确”；强调的是“按时做完自己该做的事情并产生成果”；强调的是把“知识转化为成果”。管理者工作的失效、乃至失败，往往没有足够的时间去思考，做正确的事情或把事情做正确。他们的时间往往被掠夺，陷于日常事务，陷于内部复杂的关系，穷于奔命，被现实的压力牵着鼻子走。忽略产生成果的方向，忽略产生成果的外部联系。而且，随着企业规模的扩大，以及内部专业化分工体系的深化，使他们更看不到外部的机会以及协同的必要。
时间是稀缺资源，很容易流失；人们对时间的感觉往往不可靠。某公司的董事长，非常肯定自己的时间安排，1/3用于研究业务，1/3接待客户，还有1/3参加各种社会活动。实际这三方面没有花什么时间，只是想象中“应该是这样”。有效的管理者要记录自己的时间，对“时间花费”进行诊断，弄清楚时间用在何处、怎么消耗或被谁掠夺了？
在时间问题上单凭感觉不行；可以说，没有时间观念，把时间浪费在没有贡献的事情上，浪费在无聊的应酬或没有多大意义的社交上，是一个管理者失效的原因。当然，很多应酬是不可避免的。作为一个有效的管理者，必须弄清楚自己的目标和任务，弄清楚实现目标需要多少时间。如此才能建立相应的贡献意识和成果意识，才能清晰地知道自己的责任，成为一个重任在身的人；最终学会安排时间，学会如何拒绝、周旋和规避，如何应对来自他人的压力；至少不会去招惹麻烦。
管理者并非不食人间烟火、可以拒人于千里之外。管理者的自由支配时间很有限，大约只有1/4的时间；而且，地位越高，自由支配时间就越少。组织规模越大，管理者的“管理关系”就越复杂，协调所需要的时间就越多，可自由支配的时间就会越少。所谓“二个人挖一条沟需要二天时间，四个人挖一条沟需要四天时间”。
善用时间的管理者，必须排除一切干扰，集中时间和精力于一件事情，一件值得做的事情。不要把时间弄碎了，零星时间等于没有时间。比如，腾出一、二天时间，集中处理疑难问题或真正重大的事情。有一位有效的管理者，每天上班之前，在家中，不接打电话，排除一切干扰，用90分钟时间研究工作。一个普通人“超过90分钟”精力就难以集中；“不够90分钟”难以处理好一件事情。
每个管理者，只有通过工作的研究，才能弄清楚自己有多少自由支配的时间；才能下定决心，该放就放下。放下那些次要事情，或不重要、无关紧要、与贡献没有关联的事情。专注于关键事情，抓主要矛盾的主要方面，争取时间上的主动权。
也只有通过工作研究，才能弄清楚各种因素之间的内在联系；追本溯源、抓住本质，从源头上或根本上解决问题，避免就事论事。很多事情都是这样，没有头绪，也就没有成效；理出头绪，事情反而简单。不然，按下葫芦浮起瓢，新的问题、新的麻烦，以及紧急而不重要的事情，会接踵而来、永无宁日。
对于一个管理者而言，“重视贡献”是一种意识，决定了管理工作的有效性。“贡献意识”可以帮助管理者突破“专长、技术、职务和部门”的界限，看到外部的机会或客户的需求，看到产生成果的地方，发挥自己应有的作用。有效的管理者一定会注重“贡献”，懂得如何把“知识转化为成果”，为“贡献”而工作，使自己的工作和企业的成效结合起来。缺乏“贡献意识”，思考就会停止，工作就会失效，甚或一事无成。
对每一个管理者而言，应该关注三个方面的贡献，即扩大组织的直接成果，强化组织的存在价值，培养明天需要的人才。首先是“扩大组织的直接成果”。“直接成果”比较容易理解，诸如，企业的销售收入或利润；医院护理或治疗病人的结果，等等。然而，随着企业规模的不断扩大，专业化分工越来越精细，分工基础上的“协同”越来越困难；最终可能会导致整体失效或难以产生成果。这就需要管理者的“贡献意识”，包括对“贡献”做出承诺和努力，使整个组织协调起来。这也是管理者自身存在的价值和理由。
围绕着“直接成果”，每一个管理者都应该弄清楚，要使上司或管理当局能够做出正确的决策，自己应该报告些什么？每个管理者都应该把数据、事实、知识、判断、对策、指挥和直觉或经验，贡献给自己的上司。这种“向上的贡献意识”，可以使上司做出正确的决策，使上司的决策，能够有效地支持自己的工作，至少不会给自己添麻烦。
围绕着“直接成果”，每一个管理者都应该弄清楚，究竟能为他人、他部门乃至整个组织贡献什么？这种“横向的贡献意识”，能使专业化的分工体系，有效地协同起来，并产生更大的成就。比如，有银行“代理部”的一位新任主管，在“贡献意识”的引导下，发现“代理部”经常要与各大公司的高级财务主管打交道，帮助客户处理各种文件；从而意识到“代理部”可以成为银行及各部门的“推销员”。这样做不仅可以使银行及各部门更有成就，而且，可以使“代理部”原本单调和枯燥的工作，变得更有生气。
其次是“强化组织的存在价值”。毫无疑问，组织需要“直接成果”，就像人需要食物或营养一样。但是，一个组织还需要强化长期存在的价值和理由；一个组织的存在价值和理由，说到底，就是为谁、做多大贡献。相反，一个组织如果离开了现实的价值贡献和长期的价值承诺，就会失去存在下去的理由；内部也容易涣散，产生混乱甚至解体。每个管理者有责任帮助身边的同事提高认识、提高精神境界，使大家把眼光放得远一些。一个组织只能在“全体成员”的精神境界范围内成长。
围绕着“强化组织的存在价值”，每一个管理者都应该弄清楚，究竟应该怎样做或做些什么贡献，才能使一个组织长期存在下去？比如，某科学研究所的出版部主任，懂得如何“为组织的存在价值”做贡献，使出版刊物成为一个窗口，引发外界对本研究所的兴趣，吸引年轻科学工作者前来应聘。
最后是“培养明天需要的人才”。每个人都难免一死，每个人的贡献是有限的；组织就是这样一种“工具”，用以克服每个人在“寿命和贡献”上的限度。从这个意义上说，组织不能存续，就是失败。组织必须为明天培养人才，更新或提高人力资源水准。比如，一位公司总裁，上任伊始，首先想到的是，自己应该做些什么不一样的事情，才能使公司改观并可持续发展？在这种贡献意识的引导下，他发现了一件真正有意义、有价值的事情，这就是“培养明日的经理人才”。
按照传统的概念，“用人所长”是指用“下属”所长、或发挥“下属”的长处。这是不够的，现在的管理者还应该懂得，如何发挥上司所长和自己所长。这样才能使每一个管理者的各方关系、或称“管理关系”协调起来，才能使管理工作变得有效。
首先是“发挥下属所长”。管理者要为下属设计好每一个“职务”，使每一个职务都是“常人或普通人”能够胜任的。如果一个职务设计得不好，超出了普通人的能耐，或需要“非常气质”或“特殊天分”；那就找不到合适的人，谁也干不好。如果一个职务谁也干不好，必须予以重新设计。同时，要使一个常人能够发挥潜质、提升才干，并获得成就感。如果一个职务设计得过于“具体或刻板”，缺乏成长和创新的空间；就不能使人通过职务工作获得成长和激励，只能依赖报酬和晋升进行刺激，最终会导致组织虚职或头衔过多。
与“职务设计”相对应的就是“选拔人才”，即为每一个“职务”配置合适的“人才”，也称“人事结合”。管理者必须本着“发挥下属所长”的原则，去关注下属的长处，依据下属的长处安排职务工作，并使之长处发挥出来。
除了全能的上帝，没有完美无缺的人；一个人无论多么有才、十全十美，比起整个人类拥有的知识和能力，比起组织起来的力量，不足挂齿。有效的管理者，懂得如何把平凡的人组织起来，去干不平凡的事情。组织起来的力量就在于“发现并发挥”每一个人的长处，所谓“物尽其用、人尽其才”。即便像林肯这样的伟人，也要在不断试错中成长，成长为有效的管理者；也要在任命三位总司令之后，学会如何用人之长。
平庸的管理者正好相反，专注于别人的短处，专门跟别人的短处过不去。以往的考核评价制度，如同医生诊断，专找人的毛病、短处、不足，甚或找岔。这种考评制度从来就没有被认真执行过，流于形式。考评制度要便于发现一个人的长处，发现他在哪方面工作做的好，哪方面可能会做得好，需要学习些什么才能发挥他的长处，等等。
每个人都有短处，包括弱点、不足、缺点，甚至失误或错误。可是，人之“短处和长处”，就像“高峰与深谷”一样，同时并存，且难以改变。没有“优点和缺点”的人，往往被称之为“平庸之辈”。组织作为一种社会性手段，可以做到用人之长，并使一个人短处不发挥作用，至少使一个人的短处不影响他的工作和成就。
管理者要学会容忍他人的短处，不要企图使人成为“完人”或“全才”。有才能者往往自视甚高，以自我为中心；但这并不会影响这个人成为有作为的人或伟人。只有当一个人的短处影响到优势发挥的时候，才应该考虑如何予以限制，或予以帮助或弥补。当年的艾森豪威尔，缺乏战略知识和意识。他的直接上司马歇尔，担心会影响到他“组织和策划”长处的发挥。为此，设专人予以辅佐，弥补他战略知识的缺失或不足。顺便指出，一个组织可以容忍一个人的短处，但绝不可以容忍一个人的“恶劣品行或腐败”，绝不能用“缺乏良知和良心”的人。
其次是“发挥上司所长”。有一条不成文的法则，即帮助上司晋升是下属成功的捷径。每个管理者都应该弄清楚，自己的上司究竟能做什么，有过什么成就，需要什么帮助，如何发挥他的长处？千万不要勉强上司做不擅长的事情。也不要企图改变上司，抱怨上司的短处。上司一定有过人之处，有自己的一套有效的方式、习惯和方法。必须据此改变或调整自己的方式和方法，协助上司，发挥上司的长处，从而使上下一致，为整体绩效做贡献。
最后是“发挥自己所长”。俗话说，“人贵有自知之明”。管理者必须清楚“限制无处不在，可干的事情也很多”，必须清楚自己干不了什么？不要为自己找借口，世上没人限制你做贡献。必须找到自己可以、而且值得干的事。弄清自己的有效工作“习惯”，不刻意模仿他人，做自己擅长、别人困难的事情。
孔子说，“物有本末，事有终始，知所先后，则近道矣”。有效的管理者总是先做重要的事情，所谓“要事优先”；而且，一次只做一件事情，所谓“一心不可二用”，或“不同时捕捉两只兔子”。忙忙碌碌、一事无成的人，往往低估做成一件事情所需要的时间，且喜欢同时做几件事情；所谓“眉毛胡子一把抓”，乱了章法、乱了方寸、乱了阵脚。
一个管理者的“时间”是有限的，相对于要做的贡献来说，时间更是有限。必须“抓大放小”，分清“轻重缓急”，选择关键的事情去做；尤其要抓住关键，做成一件事情，进入良性循环，一顺百顺。不然，所有事情都会变得紧急，麻烦接踵而来。管理者就会被现实的压力牵着鼻子走，陷入恶性循环之中。最终成为紧急事务的“处理者”，而不是谋定而动、举重若轻的“管理者”。
要想做成一件大事，必须集中精力，拿出足够的时间。做成一件关键的大事，往往需要很多条件；然而，只要一个条件不具备，就可能功败垂成。面对无数变数，管理者必须不遗余力、穷尽方法。如果考虑到我们的“能力”有限，事情更是这样。必须把自己的所有长处，集中于成败的关键或机会上，这是唯一能够产生成果的办法。不能几件事情、齐头并进。只有莫扎特这样的天才，才能同时作曲数首，且都是杰作。其它一流作曲家，诸如巴赫、韩德尔、海顿和威尔第，只能专心于一曲，完成后再作一曲。
当一个管理者要想专心致志于重要的机会时，必须摆脱过去，摆脱已经没有价值的事情。以免时间、精力和重要的资源，被那些不再产生成果的事情所占据。无论一个管理者多么睿智、多么远见卓识，总是要受到时间和空间的限制。过去的一切终究会过时或不合时宜，必须予以扬弃。管理者必须定期检讨，一旦确认某些事情没有继续做下去的必要，就应该予以中止，转向更有价值的事情。
摆脱过去或中止一件没有价值的事情并不容易。这类事情往往代表着过去的辉煌和成就，也关系着当事者的口碑、情感和面子。中止这些事情没有好的办法，需要非常的勇气和决心。对于组织而言，可以设定一个新的原则，明确规定任何制度性规范或现行的举措，都是有时效限制的或临时性的；一旦过了时限，就必须重新检讨，重新决策；否则，视同自动失效。美国联邦政府，至少有半数以上的资源，依然从事着过去或过时的事情，或者说，只是按陈旧的规章制度例行公事而已，不能产生成果，不能对社会产生积极的影响。
“摆脱过去”和“面向未来”，是两件不同的事情。不能借助于“面向未来”而“摆脱过去”，必须删去一件事情，才能进入另一件事情。如果不能中止已经失去价值的事情，就会继续占用人才，尤其是优秀的人才。如果没有经过实践考验的优秀人才，就无法开始一件开创性的事情。任何开创性的事情都有风险，如果交给新人，更加危险。
对一个管理者而言，面向未来，选择重要的事情去做，同样需要有勇气或胆略。其中最重要的“要事优先”原则是，注重未来而不是现实，注重机会而不是现实压力，注重外部而不是内部，注重贡献而不是安全，注重创新而不是盲从。这也许是管理者不能卓有成效、或变得平庸的原因。
然而，现实的管理者往往事务缠身，在现实压力面前，那些危机事件或紧急事情必然“优先”；而“具有未来意义”的机会和事情就会“暂缓”。只要暂缓，就不会启动，也许永远不会启动。这也是一个组织难以成功地走向未来，走向更大成就的原因。
管理者的基本工作就是“决策”，也只有管理者才需要做决策。管理者的决策，不是就事论事地解决“例常”问题；而是基于思想观念或高层次认识，对整个组织的存在价值、人才队伍开发和短期绩效或成果，产生实质性的影响。比如，20世纪初，贝尔公司的总裁费尔先生，在任职的20年时间中，做出若干项重大决策，使贝尔公司成为首屈一指的民营通讯企业。还有同时代的斯隆，美国通用汽车公司总裁，也是一位有效的决策者。这两个人有着共同的决策特征或要领；不同于教科书上的决策程序和方法。
第一个决策要领是，弄清决策事项的性质。有效的决策者绝不会就事论事寻找对策或方案；而总是把遇到的麻烦当作表面现象，相信真正的问题一定隐藏在背后；必须设法弄清楚事实，弄清楚这是一件什么事情，弄清楚事情的本质和全貌；然后形成思想观念，形成所谓的“高层次概念性认识”；最后从高层次观念入手，寻求解决问题的系统方案。
当年，费尔对整个公司“安于现状”非常担心，意识到通讯企业要想保持“民营性质”，不能采取防守政策，不能维持现状、且以盈利为目的。必须采取积极的举措，先于政府关心大众的利益和要求，方能避免被政府收归国营。在这个思想认识基础上，费尔做出第一项决策，就是“预测并满足社会大众的服务需求”；同时，制定一系列相应的举措来支持这项决策，包括经理人员的考核制度和公众管制委员会。
只有弄清事实真相，才能把握事情的性质，形成正确的思想、观念或认识，才能做出正确的决策。1966年，汽车工业受到攻击，认为汽车不安全，需要改善公路，强化驾校训练。事后发现这是交通安全委员会的误解，错把“有车祸”等同于“汽车的不安全”，忽略对事实的研究。事实真相是，3/4的肇事，由醉酒驾驶和飙车引起的。解决问题的办法是，依靠汽车技术的改进，使“非正常驾驶”情况下可以减免伤亡，或控制不正常驾驶行为，如自动限速装置。
像这类基于“事实和认识”进行决策的事项不会太多；组织中大量的是重复出现的“例常事件”。对于这类“例常事件”，只需要应用事先制定好的“规则和程序”进行决策；也称“程序性决策”。对有效的管理者来说，真正需要做的决策不会太多，也不可能太多。这里的关键是，要学会区分“例常事件”和“例外事件”，学会制定“原则、政策、制度或规程”，通过授权，让工作者或当事人去处理重复发生的“例常事件”。
第二个决策要领是，确定目标及其边界条件。任何一项决策都必须明确目标，弄清楚为什么要做这件事情？或者，做这件事情的目的是什么？而且，目标越明确、决策越有效。明确目标的最好方法，是把有关决策的“各种需求”表达出来，作为决策的“边界条件”。所谓“边界条件”，意思是达不到这些条件，就满足不了各项需求，就达不到预期的目的。
当年，斯隆下属的各业务主管，非常干练，但不听指挥，类似一群“诸侯”。如果解除这些主管的权力，就会丧失公司的活力。如果保全这些诸侯的权力，就不像一个大公司，而是一群“个体小老板”，一群被福特公司打败的小老板。因此，决策的目标及边界条件就是，“在集中政策的条件下，充分发挥各业务主管的能动性和才干”。解决问题的对策方案，就是著名的“事业部制”组织结构。
除此之外，还有几项决策要领，包括折中或妥协，把行动纳入到决策之中，以及建立反馈机制，检验决策的有效性或时效性，等等。对于有效的管理者来说，懂得这些决策要领是不够的，还必须懂得如何克服“偏见”，否则，就不可能把握事实真相，形成正确的思想、观念或认识，形成正确的决策。
有一首歌是这样唱的，“你只听想听的，毫不理睬其它一切”。很多管理者，他们的眼界往往被偏见所蒙蔽；当“事实和证据”与“信念和观念”相抵触的时候，更是这样，不理不睬、熟视无睹。这就决定了有效的决策，不能从收集“事实”出发，而应该从“见解”出发；“见解”就是未经检验的“假设”。
决策过程，实际上就是一个“验证假设”的过程，包括导入不同的意见和争论，建立公正的基础；在防止个人偏见的基础上，建立更为切合实际的假设；明确检验假设所需要的数据、事实或证据，以及对各种假设进行严格的检验。对于一项决策来说，真正的困难在于决策者或管理者的见解，尤其是一项具有未来意义的决策，需要独到而充满智慧的见解。管理者的见解，源自实践、学习和修炼，不可能简单获得。
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