第二节、采购实施的程序案例

1、采购控制程序示例

1目的

使采购过程处于受控状态，确保所采购的产品适时、适质、适量、适价地满足公司及客户规定的要求。

2适用范围

适用于公司所采购的各类产品和公司内使用的办公设备及用品。

3职责

3、１各部门业务人员;负责采购计划的编制和具体实施采购工作.

3、2业务部门负责人：

②  负责审核本部门的采购计划，筛选和初步确定符合本部门要求的供应商。

③  负责本部门对供应商的审核、评估工作。

3、3财务部：负责成本、利润的核算和监控工作。

3、4总经理/副总经理：批准最终合作的供应商和各部门的采购计划。

4、说明（略）

5程序要求

5、1采购产品的分类：

5、1、1办公设备及用品

5、1、2其他用品

5、2办公设备及用品采购程序

5、2、1各部门负责人根据本部门办公用品的实际需要，于每月28日前填制下月的《购物申请表》给行政部。

5．2．2 政部汇总各部门的购物申请，经行政部主任审核后，报总经理/副总经理审批。

5．2．3 政部按总经理/副总经理已批准的购物申请到合格供应商处统一采购。供应商的评估按〈供应商评估程序〉执行。

5．2．4 部门按〈购物申请表〉并根据实际需要到行政部领用，领用时填写〈办公用品领用登记表〉。

5．3 其它产品采购程序：

5．3．1 业务人员按客户要求，寻找相关供应商，并与供应高联系确认所需产品要求后，填制《购销合同》、《采购订单》给部门负责人审核。

5．3．2 部门负责人对相关供应商、《购销合同》、《采购订单》进行审核，具体按照《供应商评估程序》和《合同评估程序》有关规定执行。审核通过后报请总经理/副总经理批准。

5．3．3 《购销合同》、《采购订单》经批准后，由业务部门负责实施采购计划。

5．3．4 如客户要求提供样品时，业务人员在采购前必须要求供应商先提供样品并转交给客户确认，需要现金购买的样品，业务人员必须上报部门负责人审核，总经理/副总经理批准后方可执行。

5．3．5部门负责人把《购销合同》、《采购订单》交专管人员登记，录入《合同记录表》。

5．4 对采购产品的验收管理按《验收、搬运、防护及交会控制程序》执行。

5．5 采购记录的管理

5．5．1 《购销合同》、《采购订单》原件由各部门指定专人保存，业务人员如因工作需要可留存合同复印件。

6支持性文件

6．1 《验收、搬运、防护及交付控制程序》

6．2 《供应商评估程序》

6．3 《合同评审程序》

7 记录/表格

7．1 《购物申请表》

7．2 《购销合同》

7．3 《采购订单》

7．4 《合同记录单》

2．合同供应商评定程序示例

1 目的

对供应商进行评定考核，以确保供应商能长期稳定提供质量上乘、价格合理的原辅材料及服务。

2适用范围

本程序用于对公司提供原辅材料、服务的供应商的评定与选定。

3职责

3、1研发部进行原辅材料采购质量标准的制订。品管部负责对供应商提供的产品进行全面测试。并且出具检测报告。

3、2物控部建立供应商档案，收集、整理供应商资料，对承包方进行评定。

3、3厂长对供应商产品质量、供货能力、服务水平等因素进行评定。

4工作程序/方法

4、1制造商类供应商的评定

4、1、1供应商初选

4、1、1、1物控部根据本公司所用原辅材料情况结合市场供方信息，初步选择几家信誉好的生产厂家作候选供应商；

4、1、1、2物控部向候选取供应商发出《供应商调查表》，并请供应商提供样品及价目表；

4、1、1、3品管部根据原辅材料采购质量标准对样品进行检测，并出具《进料检验报告》

4、1、2供应商的调查

物控部对候选供应商进行实地调查、听取介绍，了解供应商的经营理念、质量管理、技术水平、供货能力等情况，根据调查结果填写《供应商调查表》

4、1、3试用跟踪检测

4、1、3、1物控部联系供应商，提供少量样品作检测与生产试用，并在样品包装上做好“试用”标识；

4、1、3、2品管部对“试用“样品进行现场跟踪测试，测试结果填入《进料检验报告》，具体操作参照《进货检验和试验控制程序》、《过程检验和试验控制程序》、《质量记录控制程序》。

4、1、3、3品管部根据原辅材料采购质量禁标准对样品进行检测，并出具《进料检验报告》。

4、1、4供应商的选定

4、1、4、1厂长组织物控部依据《供应商调查表》、《进料检验报告》填写《合格供应商评定表》，确定合格供应商，并将其纳入《合格供应商名单》。

4、2对供销方/市场经销商类供应商的评定。

4、2、1通过实地考察，听取介绍等方式了解基本情况并索取授权证明文件。

4、2、2填写《供应商调查表》

4、2、3在购买地点进行时货检验。必要时经过试用与检验由品管部填写《进料检验报告》并注明“样品试用”。

4、2、4经过两次试用没有质量问题时根据〈供应商调查表〉、〈进料检验报告〉填写〈供应商评定表〉，与上述材料一并交厂长审批，合格后纳入〈合格供应商名单〉。

4、2、5由物控部进行质量跟踪，出现质量问题时，以书面方式进行反馈并联络退换，对经过三次反馈仍没有改进的供应商，取消其合格供应商资格。

4、3服务供应商评定

4、3、1服务类供应商包括校准、运输、外部文件更新及检验和试验供应商。

4、3、2对于服务类供应商首先应调查下述内容，并将调查结果填写供应商调查评定表；

A、服务范围，资格及其资质证明文件；

B、服务价格；

C、准时提供服务的能力；

D、服务设施

E、对待客户的态度等；

4、3、3对于服务类供应商的服务，经过一次试用后，由采购部门填写〈供应商调查/评定表〉经厂长审批后，确定为合格供应商，并纳入〈合格供应商名单〉。

4、4合格供应商档案的建立

物控部保留供应商历次供货/提供服务的验证记录，并填入〈历次供应质量记录表〉中。对每一选定的分承包档案资料按照〈质量记录〉进行管理。

4、5合格供应商的复评

4、5、1每年对供应商历次供货情况进行评定，评定内容包括质量适应性（材料质量状况）、适价（价格合理性）、适量（交货数量的准确性）、适时（交货的及时性）的评定考核。

4、5、2调阅〈供应商档案〉，统计供应商在考核期内总交货金额、质量优劣、退货金额、交货比率、发生延误时间的比率、发生数量差错的比率进行评定考核，其评定准则为〈合格供应商评价标准〉。

4、5、3评定后填写〈供应商复评表〉报厂长审批。

4、5、4不符合标准的列为观察供应商，限期改进以观后效或取消其供应商资格。

4、5、5根据复评结果修订〈合格供应商名单〉。

4、6对体系运行前已稳定供货达一年以上的供应商的评审。

4、6、首先根据述方法分类调查，并填写〈一年以上供应商资格确认表〉由物控部主管复核，厂长审批以确认其资格。

5相关/支持性文件

5、1〈采购控制程序〉

5、2〈进货检验和试验控制程序〉

5、3〈过程检验和试验控制程序〉

5、4〈原辅材料采购质量标准〉

5、5〈合格供应商名单〉

5、6〈质量记录控制程序〉

5、7〈供应商档案〉

5、8〈合格供应商评价标准〉

6质量记录

6、1〈进料检验报告〉

6、2〈供应商调查表〉

6、3〈供应商评定表〉

6、4服务类供应商调查/评定表〉

6、5〈一年以上供应商资格确认表〉

6、6〈历次供应质量记录表〉

6、7〈供应商复评表〉

3、供应商调查表

（续表）

制表：                                                               日期：

生产日期：

4、供应商评价调查报告

批准：                    审核：                         承办：

5、供应商每月评价记录

6、质量保证协议范例

甲方：某电器有限公司

乙方：

   乙方为甲方提供SW产品用的

双方本：互惠互利、共同发展“的原则，为确保产品质量的稳定和提高，特签订本协议。

1、 乙方为甲方提供的

质量应满足以下部分或全部要求：

（1）      双方签订

（2）      甲方提供的技术标准

（3）      甲方提供的图纸

（4）      其他补充要求

2、 乙方对出厂的产品应对以下项目

进行全程把关，每批产品并向甲方提供：（用打√的方法选取）

（  ）检验合格合格证

（  ）检测报告

（  ）有关检验原始记录

（  ）型式试验报告（每年）

3、 甲方对乙方提供的产品质量验收，采用全数据检验或抽样检验两种方法。

（1）      全数检验，不合格率P1：

（2）      抽样检验：

抽样方案：

合格质量水平：

抽样检验批不合格率P2：

4、 甲方对乙方产品不合格品的统计范围，应为甲方进厂检验时发现的不合格品、生产过程中发现的不合格品和售后发现的不合格品的总和。

5、 产品进货检验全数检验不合格率（P1）和抽样检验批次不合格率（P2）的计算方法。

（1）      全数检验

进厂检验判定的不合格品数

P1=                               ×100%                        

         交验产品总批数

（2）      抽样检验

季度抽查不合格批数

P2=                             ×100%

季度抽查总批数

6、 产品进厂验收的检验判定依据为：

7、 质量保证

（1）      乙方应按甲方的要求，并参照ISO9000系列标准建立并保持文件的质量体系，不断提高质量保证能力。

（2）      甲方在需要时确认乙方提供的产品在制造过程中的质量保证体系及质量保证的实施状况时，征得乙方同意后可进入乙方进行质保体系调查。

（3）      如果乙方将甲方所需的产品全部或部分委托给第三方制造时，甲方有权提出进入第三方调查其质量保证能力，乙方应予积极协助。

8、 为促进乙方的产品质量稳定和提高，甲方根据双方确认属乙方质量责任的不合格品时，采取以下经济措施：

（1）被判为整批不合格的产品应及时通知乙方，经甲方作出可否回用的判定。被判为可回用的产品需办理回用手续并按降级处理，甲方将扣除该批产品总价值

       %。被判为不可回用的不合格品甲方有权作整批退货，并收取乙方该批产品价值

                       %的检验费和误工费。

（2）合格批中的不合格品甲方除退货外，还收取乙方退货价的             %作检验费与误工费。

（3）如因整批不合格退回，乙方不能及时再次提供合格品，甲方因此停产造成的一切损失，乙方必须负全部责任。

（4）乙方为甲方提供的产品、原材料、零配件的制造工艺发生改变时，必须事先通知甲方，征得甲方同意，否则由此造成的一切损失由乙方承担。

（5）如果乙方产品质量连续两个月达不到本协议规定的质量水平，或发生重大质量问题，除执行本协议的有关条款外，甲方有权减少乙方的供货量或终止合同，取消定点资格。

9、  因乙方提供的供品出现质量问题造成重大事故，按国家质量法处理。

10、其他补充条款

11、当甲、乙双方认为协议条款需要变更时，由双方协商重新签订协议。

12、本协议未签事宜，由双方共同协调解决。

13、本协议一式四份，各执二份，经双方签字后盖章后生效。

7、采购申请单

年 月  日

8、请购单

9、采购单

                                                               编号：

                                                                  订购日期：

                                                                  预定交货日：

                                                                  交易条件：

                                                                   交货方法：

                                                                  付款条件：

交货地点：